Quản trị nhân sựhồ sơ, quy trình và cơ cấu trên một nơi

• Hồ sơ nhân sự rải rác trong nhiều bảng tính và tệp lưu trữ.
• Đề xuất đi qua email, tin nhắn hoặc điện thoại nên khó theo dõi.
• Tra cứu đội ngũ theo phòng ban mất nhiều thời gian.

• Một bộ hồ sơ nhân sự dùng chung cho phòng nhân sự và các đơn vị.
• Luồng phê duyệt có dấu vết: người gửi, quản lý trực tiếp, phòng nhân sự.
• Dữ liệu chia theo phòng ban, chức vụ và loại hợp đồng.

• Mọi người cùng làm việc trên một bộ dữ liệu.
• Phân quyền rõ, dữ liệu nhạy cảm chỉ mở sau khi phê duyệt.
• Có thể chạy song song với hệ thống hiện tại rồi chuyển dần.

Tình huống sử dụng

• Phòng nhân sự theo dõi hồ sơ và quy trình phê duyệt hằng ngày
• Doanh nghiệp nhiều nhóm làm việc cần tra cứu đội ngũ theo phòng ban
• Lãnh đạo các đơn vị duyệt đề xuất từ máy tính hoặc điện thoại
• Tổ chức đang chuyển hồ sơ giấy sang hệ thống lưu trữ tập trung
• Doanh nghiệp nhiều chi nhánh cần thống nhất cách quản lý thông tin nhân sự

Một hệ thống cho toàn bộ thông tin nhân sự

HRM đưa hồ sơ, quy trình và cơ cấu tổ chức về cùng một nơi lưu trữ, thay cho nhiều bảng tính, tệp lưu trữ rời rạc và các kênh trao đổi không chính thức.

• Hồ sơ nhân sự: thông tin cá nhân, hợp đồng, chức vụ và lịch sử công tác được cập nhật tại một hồ sơ duy nhất thay vì nhiều tệp rời.
• Quy trình nội bộ: đề xuất và đơn từ đi theo một luồng xác định, mọi người đều biết hồ sơ đang ở bước nào và chờ ai.
• Tra cứu đội ngũ: lọc theo phòng ban, chức vụ, loại hợp đồng để lấy danh sách cần thiết trong vài giây.

Quy trình phê duyệt rõ ràng, có dấu vết

Mỗi đề xuất được chuyển đúng người có thẩm quyền trước khi có hiệu lực, thay vì trao đổi qua email, tin nhắn hoặc điện thoại.

• Người gửi chọn loại đề xuất và điền nội dung; hệ thống ghi nhận thời điểm gửi và người chịu trách nhiệm.
• Lãnh đạo trực tiếp và bộ phận liên quan phê duyệt hoặc từ chối kèm lý do.
• Phòng nhân sự xử lý bước cuối và chốt trạng thái; toàn bộ thao tác đều được ghi lại theo thời gian.

Dữ liệu theo đúng lĩnh vực của tổ chức

Dữ liệu được chia theo phòng ban, chức vụ và loại hợp đồng nên phù hợp với doanh nghiệp có nhiều nhóm làm việc hoặc nhiều chi nhánh.

• Cơ cấu tổ chức: mô tả từng đơn vị, gắn người phụ trách và xem quy mô nhân sự theo từng phòng ban.
• Hợp đồng: trạng thái, thời hạn và ghi chú gắn với từng nhân sự để theo dõi trước khi đến hạn.
• Phân quyền: mỗi vai trò chỉ thấy phần dữ liệu được phân công, phần dữ liệu nhạy cảm cần phê duyệt mới được mở.

Làm việc cùng hệ thống doanh nghiệp đang dùng

HRM tập trung vào hồ sơ nhân sự và quy trình nội bộ, không yêu cầu doanh nghiệp thay đổi toàn bộ cách vận hành hiện tại.

• Nhận dữ liệu nhân sự từ hệ thống cũ trong giai đoạn chuyển đổi số.
• Gửi thông báo qua kênh nội bộ khi có đề xuất mới hoặc đến hạn xử lý.
• Kết xuất danh sách phục vụ báo cáo và công tác quản trị định kỳ.